浅析科研档案编研工作

曾力旺

科研机构是指有明确的研究方向和任务，有开展研究工作的基本条件，有一定水平的学术带头人和一定数量、质量的研究人员，有组织的长期从事研究与开发活动的机构。随着科研机构的不断成长，大量珍贵的档案材料也随之不断产生。这些档案是一代一代科研工作者和管理人员智慧的结晶，是国家的宝贵财富。这些档案构成了数量庞大、类别丰富、科研成果丰硕、研究领域广泛的科研档案信息资源体系，为实现科研机构的可持续发展奠定了坚实的基础。面对庞大、多样且复杂的科研机构档案信息资源，通过实施档案编研服务活动、拓展档案信息资源开发整合手段，变“死档案”为“活资源”，才能真正实现这些档案的价值，也才能更好地为档案利用者提供服务。

一、科研档案编研工作的重要意义

科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物，是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节[1]。科研档案是整个单位科研和管理人员智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是科研单位历史的见证。因此，将这些科研档案进行编研开发利用，具有重要意义。

（一）发扬本单位科研精神，激励科研人员工作热情

将本单位的代表人物及杰出人物如何进行科研工作的相关事迹进行档案编研，可宣传弘扬本单位的科研精神、激励鼓舞后来的新进人员。这些资料能充分展示老一辈科研工作者是如何在本单位挥洒青春和汗水的，能让后来人更好地继承和发扬本单位的光荣传统和优良作风。同时这些资料还能为科研和管理工作者提供借鉴，科研人员在进行科学实验的各个阶段，由于对客观规律的探索，难免会遇到一些问题和困难，这就需要借鉴前人的经验，获得解疑排难的启示，这些前人的成果，可以避免重复研究或走弯路。

（二）有效整合资源，提供有效利用

科研档案具有数量大、内容广、形式多、资源乱等特点。开展档案编研工作，首先可对档案材料进行整理和归档，整合档案资源，为开展研究与宣传教育工作提供原始档案文献。其次，编研工作把科研档案与单位的历史紧密结合，对于理清本单位的发展历程具有重要意义。再次，采用新技术、新手段开展科研档案编研工作，有利于发掘利用科研档案资源，为社会各界提供主题新颖、形式多样的编研成果，以更直观、更形象的方式宣传科研人员的工作，弘扬科研精神。

二、科研档案编研工作的现实机遇

（一）党和国家方针政策引领

《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）已经国家档案局局长办公会议、科学技术部部务会议修订通过，自2020年11月1日起施行。该《规定》对科研档案的共享、开发、利用提出了明确的要求：“各单位应当建立健全科研档案开放利用机制，促进科研档案信息共享，加强科研档案资源深度开发。科研档案的开发利用应当严格按照制度执行，符合知识产权保护要求，涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定[1]。”

《规定》对科研档案开发利用提出的该条要求，主要是基于各类人员对档案信息利用的迫切需求以及当前科研档案开发利用工作形势，该《规定》为科研档案的编研提供了政策支持。

（二）档案编研工作实践基础

因实际工作需要，各科研单位的编研工作也在陆续开展。在档案汇编方面，中国农业科学院编纂的《中国农业科学院发展简史研究》（中国农业科学技术出版社2020年11月第1版），以中国农业科学院院长任期为单元，以科技工作为主线，记载了60年来各历史时期中国农业科学院的科研体制、机构、人员、科技活动、成果与转化、国际合作与交流、后勤保障等有关资料，共计9章，较系统地总结了60年来中国农业科学院在曲折发展中的历史经验和教训，是国内首本系统梳理中国农业科学院院史的著作，由中国农业科学院专家组织编写，内容权威全面，资料详实，具有很高的学术参考价值和可读性。由中国热带农业科学院和华南热带农业大学编纂的《山野崛伟业——热作两院天然橡胶科教事业史料》，比较系统、全面地再现了“热作两院”老一辈创业者在特殊的时代背景下艰苦奋斗，勇攀科教高峰的历史过程，是“热作两院”经过半个世纪的发展所积淀形成的“两院精神”的生动体现，本书具有历史的真实性、文章的可读性和为“两院”存史、为后人立鉴的重要价值。

三、档案编研工作存在的问题

（一）从事档案人员档案编研能力弱

多数档案馆主要依托自身力量开展编研工作，而科研单位可能会采取办公室牵头，档案馆参与编研工作或是单位内人员收集资料，委托外面的公司对材料进行加工编研的形式进行科研档案的编研工作。可以说，现在大多数的档案馆及科研机构尚未建立内外协作、上下联动、协同共建的开放性编研机制。如笔者所在单位的档案馆主要依靠馆内人员开展编研工作，但是编研人员基本上没有编研经验，缺乏较高的文化素养，文字水平和信息处理能力也很勉强，影响了编研工作的成效，这一点也是大多数编研工作中遇到的共同问题。

（二）编研精品较少，编研形式单一

当前科研档案以“汇编”为主，研究教育性编研成果较少。大部分科研单位主要成果为本单位简史、年鉴、文件汇编、相片集锦等。甚至很多科研单位十几二十年都只有一本单位简史，数量都很少就更不用说精品了。编研形式单一，指的是编研方式较传统，综合运用视频、音频、图像、图文等方式呈现的编研内容的成果较少，对多媒体信息技术应用程度较低，编研成果不具有多样性与新颖性。这对科研档案编研产品的可读性以及传播广度造成不利影响，从而导致了科研档案编研成果不能满足当下不同层次社会公众的阅读和利用需求，阻碍了编研成果的广泛传播利用。

（三）档案人员编研意识差

笔者在档案工作中发现，不仅单位中高层领导迫切需求档案馆提供相关的档案编研资料，而且很多科研工作者也有强烈需求。如笔者接待过很多前来档案馆查阅的科研工作者都有提到，“你们档案馆为什么不将这些档案整理成我们需要的资源呢。”又或者“你们档案馆宝贝真是多啊，为什么不将这些档案整理出书呢，这样也方便我们利用。”既然众多科研工作者都有档案编研的需求，那么档案工作者就应该考虑如何将档案馆里的这些“死档案”变为“活资源”，以便应对众多需求者的利用。档案工作者不能再被动地在档案馆/室里等着别人來查档案，应该“主动出击”，编研出一些成果以便大家查询利用。

四、加强科研档案编研的措施

（一）提高人员编研能力

培养提高档案人员的编研能力，是做好档案编研工作的前提和保障，更是提高档案编研质量的关键。档案编研是根据一定主题对相关档案进行收集、发掘、整理的工作，是促进档案深度利用、提升档案服务能力、发挥档案价值作用的重要途径。因此编研人员素质的高低直接关系到档案编研成果的质量和水平，影响到档案信息资源的开发和利用程度。档案馆内人员一般在收集、整理这一领域已具备一定的专业能力，所以还需要提高他们的写作编辑能力、分析能力、数字化处理能力等。提升档案编研能力是一项长期工作，需要在工作中持续加强相关业务学习。

（二）增强编研意识

档案编研是服务性工作，要改变传统“你查我借”“守株待兔”的被动局面，需要编研人员提高思想认识，积极主动地去开展档案编研工作。秉承服务理念，以挖掘和发挥档案信息资源价值为目的，根据利用者需求，结合工作实际，确定相关主题，对档案资料进行筛选、整理、分析、研究等，将档案信息资源有机地整合到一起，形成具有实际参考和利用价值的编研成果，实现档案信息服务由被动到主动的转变。编研人员要主动思考，去广泛了解、调研本单位领导及科研人员的档案编研需求，主动出击、主动作为，通过深入挖掘科研档案文献，开展研究性、宣传性、教育性编研工作。

（三）开放性编研机制

档案编研实践证明，只有创新编研理念，依托档案馆整合本单位相关行政部门及广大科研人员的力量，摒弃传统封闭式编研模式，构建“内举外联”的社会化编研机制，才能更好地开展科研档案编研工作。这样做，一方面有助于寻求档案部门之外的其他部门的信息、智力、资金支持，多部门分工合作，有利于共同开展科研档案编研工作;另一方面在寻求其他部门支持的同时，相当于在宣传档案馆的工作，有利于推进科研档案编研工作的发展。如果编研工作有足够的经费支撑，可以请外面的专业公司对现有的编研进行深加工，打造精品编研成果。

（四）开展形式多样的编研

前面也提到过，大部分科研单位目前只开展了本单位简史编研，偶有些单位会做一些相片集锦等，但是这些成果以传统的方式表达出来，很难达到科普宣传的目的。因此我们可以采用形式多样的编研方式，将成果以图片、影像、VR/AR等直观形式展示，增加编研成果的吸引力。因档案馆内人员在新技术应用方面能力有限，可委托外包公司进行制作，这样可将传统编研手段与数字技术、人工智能等手段结合，创新档案编研工作形式。如利用数字技术、VR/AR技术等，编制短视频、纪录片、专题片和专题数据库等，为社会各界提供形式多样的编研产品，满足不同的利用需求。

五、结束语

档案编研是档案工作的重要组成部分，是开发档案信息资源、提供档案服务、发挥档案价值的重要手段。新时代，档案工作面临着新形势和新挑战，档案编研工作也承担着新使命、新任务。做好档案编研，必须充分认识档案编研的意义，明确档案编研存在的問题，以问题为导向，提高档案人员的编研能力，积极主动地去改革、创新，以编研焕发档案工作的时代生机，促进档案事业实现新发展。

参考文献：

[1]《科学技术研究档案管理规定》国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号

[2]蔡盈芳.加强科研档案的开放共享和深度开发工作[J].中国档案，2021（8）.

[3]高沛娟.创新思路 主动作为-档案编研工作的若干问题与对策研究[J].档案工作，2021（7）.

作者单位：中国热带农业科学院科技信息研究所

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