医院档案信息化建设与档案管理初探

张超

摘 要：随着社会的发展，传统的纸质档案已经不能满足医院实际工作的需要，对此，医院的档案管理部门需要以创新理念为驱动，以计算机技术为支撑，着手档案管理的信息化建设。本文在简要阐述了档案信息化建设的相关内容后，以档案信息化建设中存在的问题为基础，提出了几点提高档案信息化建设水平的措施，以供参考。

关键词：档案;信息化建设;档案管理

档案信息化建设不仅有利于医院管理者管理档案信息，也有利于使用者快速查询所需信息，所以，应当加快医院档案信息化建设的步伐，以其带动其他工作的进行。因此，本篇文章主要是探究关于医院档案信息化建设与档案管理重要性的分析，并且对信息化以及档案管理存在的问题进行了详细的探讨，通过分析建议能够达到一定的目的。

一、档案信息化建设概述

（一）内涵

档案信息化建设也即运用现代信息技术手段，将医院内部的各类纸质档案进行数字化处理，以保证档案信息的准确性，提高档案资源的利用率，让档案资源为医院的发展贡献更多的力量。实际上，对于档案管理工作是目前医院管理工作中重要的一部分，因为它能够更好地保障医院正常运行，并且能够促进医院健康发展具有非常重要的关键作用，因为通过医院档案，可以更好地反映出医院进行医疗活动的真实情况，并且能够更好地连接现代医疗设备，进行更好的进步与发展，对于进行医院档案管理以及信息化建设的过程中是非常重要的。

（二）原则

档案信息化建设需遵循以下原则：第一，规范性，也即在进行档案信息化建设时必须要严格按照各项规定进行，不能任意妄为，无论是系统建设、人员管理，还是文件处理、保密工作等，都要严格依照相应的制度，将其落到实处：第二，安全性。网络管理虽有人力管理所不能及的优点。在进行档案信息化建设工作时，必须要重视安全问题，通过加强安全技术防范等措施，做好保密工作，以应对网络中存在的潜在危险：第三，效益性。档案信息化建设不仅涉及医院各个部的信息，且需投入大量的人、财、物力，短期内难见成效但这部分工作又不可或缺，对此，医院应当坚持效益性原则，优先处理较为重要或是利用率高的档案信息，让其能服务于医院的其他工作。

二、医院档案信息化建设与档案管理重要性

为了能够更好的建设医院档案信息化管理，就需要不断的适应当下时代的发展，在经济技术发展的背景下，要能够更好地建设完善新的信息化建设优势，只有能够通过利用新技术才能够更好地开展医院档案管理工作，这样能够在一定的程度上减少一些不必要的问题出现，这实际上给工作质量以及效率带来了一定的影响。另外，对于信息技术与医院档案管理系统的相结合，能够更好的进行资料的收集，并且能够通过医院档案，对锁具有价值的东西进行充分的挖掘，凸显能够为医院的决策发展打下坚实的基础。

三、医院实行档案信息化建设的优点

（一）检索快捷，提高了工作效率

对于现代网络技术的应用能够更加方便工作，因为它具有一定的管理手段和检索工具，在进行档案归整的时候，从整体上减轻了管理档案人员的压力，增强了归纳的质量，并且提高了一定的准确率，使总体质量达到了要求。通常情况下，在进行手工操作的时候，会出现档案堆积的现象，并且有遗漏的事情经常发生。另外，和传统纸质文件进行相比，电子文件具有一定的载体分离性，其中包含的信息内容较为广泛，储存能力较大，从整体上使每个档案之间建立了一定的相互联系，从而实现了资源共享。

（二）电子文件保密性能弱化

在进行档案文件储存的过程中，通常会通过内容总和的方式进行反复的剪裁、粘贴，那么在此过程中可能会出现一定的操作失误，从而使电子文件缺失或者是不能修改的现象，保密性能比较差。

（三）实现信息共享，提供高效服务

在之前进行传统手工操作档案规整的过程中，会出现很多信息闲置在文件柜中，并且对具体所要的文件以及信息，进行查找时，能够节约一定的时间，从而提升工作效率。随着计算机网络时代的到来，档案管理工作得到了进一步的提升，通常会将档案以文件的方式，进行合理的分类管理。在进行查找的时候，直接搜索关键词就可以找到，这样在整体上可以提高工作效率。另外，在医院处理紧急突发事件的时候，对医院档案处理能够及时通过网络平台，完成各部门之间的资源共享，从而提高一定的传输、处理效率。

（四）电子文档较纸质文件的优越性

由于大容量移动硬盘的使用，从而为电子文件进行储存成为了现实，在这样的情况下，对于新文件运用载体存取的方式会更加的方便，并且具有一定的复制性，而且传播的速度较快，不会因为时间或者是距离受到一定的阻碍。对于电子文档的方式具有一定的优点，它的储存时间周期较长，并且对温度的变化以及湿度或者氧化等外部条件都没有特大的要求，而且容易进行保存。与传统的纸质文件存档相比，储藏占地也极大压缩。

（五）成本节约

实际上对于医院文书档案，担负着各级领导公文分类、转递、归档以及医院重大事件、重要活动原始资料记载收集等工作，是医院管理历程的见证和有效凭据。由于之前传统的纸质文件进行传阅的方式，具有一定的阻碍性，并且是进行手工操作浪费一定的时间，并且不能够提升整体的工作效率，而且储存时间较短，纸质文件进行保养的时间也会变长; 在此过程中，容易将文件档案进行损坏或者是丢失，这样就会在一定程度上造成非常大的风险;还要相应地建设大规模的档案馆并配备恒温恒湿设备以及防护措施。网络电子收发文、微机建档立卷则大大提高了办公效率，由传统的纸质文件的“串行"传阅变为以网络为基础的“并行”甚至是“放射状”模式，这样不仅可以节约时间，而且减少了工作人员的压力以及纸张等成本支出，极大地方便各部门之间公文的传送与信息共享，醫院各部门门的联系更加简便快捷，高效低耗。

四、档案信息化建设中存在的问题

（一）档案信息方面

在档案信息化建设中，档案信息存在以下几个方面的问题：第一，缺乏整合。目前医院对档案信息的数字化处理还处于信息化建设的初步阶段，也即录入与使用，还缺少科学有效的管理，表现在档案信息比较零散，缺乏体系，无形中增大了医院使用档案资源的难度：第二，缺乏结构。目前医院的档案信息化建设还不成熟，所以多数医院的内部档案管理系统缺少统一的档案编制标准，加之电子档案信息的内容来源于各个科室，所以在进行数字化处理的时候，就出现了数据的“异构性" "也即数据在属性、内容等方面出现了较大的差异，反而增大了档案管理工作人员的整合难度：第三，缺乏时效。进行档案信息数字化工作的前提是收集各个科室的信息，这些信息多存在重复与交叉，所以档案管理工作人员还需要对其进行挖掘与加工，在延长工作时间之余，也降低了档案信息资源的时效性。

（二）人员素养方面

档案管理工作人员综合素养不足，也是拖慢档案信息化建设步伐的关键因素。具体表现是：第一，业务技能不足。档案管理人员的业务技能不足主要体现在管理知识储备不够与信息技术运用能力不强两方面，有这两点能力缺陷的管理人员，往往难以满足具体管理工作的需要，所以工作效率也就比较低，不利于档案信息化建设的快速发展：第二，职业素养不足。在进行档案信息化建设的过程中，档案管理人员存在的问题是：工作热情度不够、不能积极参与信息化建设、对于档案资源服务医院运营的认识不足，这些问题都严重制约了医院信息化建设的发展，造成了信息资源的浪费，急需医院采取相关措施予以要普解决。

（三）医院网络平台的维护不足

实际上，对于医院档案的建设管理具有一定的复杂流程性，现在很多网络平台上的兼容性会存在很多不足的现象，因为网络平台缺少一定的专业管理人员，档案的具体分化并不能够进行详细的分类，从而使整体的档案管理系统措施得不到完全的维护。在此过程中可能会使计算机黑客进入到档案信息中，造成非常大的危害。

（四）医院档案管理工作的更具复杂性。

由于医院各部门分工明确，对于档案的管理需要进行一定的操作流程，对档案的规整需要进行详细的分明，那么对档案管理是一项具有复杂性的工作，因为它不仅需要管理整体的文书档案，还需要对一档案以及病理的详细资料、查找图文资料等都需要进行详细的分工明确，并且门类较多。虽然目前的微机存储性能有较高的容量，但这种容量终有用尽之时。通过对档案的深层次处理，实际上带来了一定的挑战性，因为如果处理不好的情况下，会使效率得不到提升，从而使整体的建档质量有所下降。

五、提高档案信息化建设水平的措施

（一）建立健全档案管理制度

在进行档案信息化建设工作时，需要先行完善相关的管理制度，以制度为指导，引导具体管理工作的开展，对此，医院一方面要加强各科室间的联动，让各科室都参与到档案信息化建设中，对信息资源进行全程监管，提升档案数据的准确性：另一方面，在管理制度中要明确岗位职责、人员责任、完成时限等内容，分解信息化建设工作，让信息化建设工作能有序开展、逐步推进：另外，在管理制度中还应包含绩效评估部分，将档案管理工作与管理人员的绩效挂钩，调动管理人员的工作热情，使其能将更多的时间与精力放在档案信息化建设工作中，促进档案信息化建设工作的有效落实。

（二）提升管理人员素养

管理人员综合素养的提高要从两方面展开：第一，人才引进方面。在进行人才招聘工作时，招聘人员要严格按照医院的招聘要求对应聘人员进行考核，优先录用“德才兼备”的复合型人才，以确保其有过硬的计算机技能与管理技能，在入职后能胜任岗位需求，带动档案信息化建设：第二，人才培养方面。人才培养主要针对的是现有管理人员。根据管理人员目前存在的问题，在对管理人员进行培养时，首先要改变管理人员的管理理念，使其能够与时俱进，愿意改变工作态度、革新工作方式：其次需要培养管理人员的服务意识，因为档案信息的最大价值在于为医院提供决策依据，若是管理人员不具备服务意识，那么档案信息资源的利用率就得不到提升，将会影响医院的正常运营，所以培养管理人员的服务意识也必不可少：再次，需要医院组织培训活动，为管理人员提供学习信息技术的渠道与机会，以提高其业务技能：最后，需要建立考評机制，定期考察管理人员对信息化建设中所需知识与技术的掌握情况，督促管理人员认真学习，提升自我，以个体的发展带动整体管理水平的提高。

（三）完善档案信息资源

档案信息资源的完善，一方 面需要从档案信息资源数字化处理着手，加大人财物方面的投入，促进良好工作格局的形成，为编制工作计划、建立档案信息的数字化目录、监督检查奠定基础：另一方面需要实行双归档机制，也即归档工作要涵盖纸质文件与电子文件，保障档案信息的完整性与准确性：另外，图文并联并存机制也不可缺少口，实行这一机制的必要性在于：此种方式能够让档案信息的使用者进行全文检索，除以上三点之外，档案信息资源的完善，还实现了信息共享，也即通过建立统一的信息管理平台，将档案信息与办公信息都纳入进来，实现档案系统与办公系统的融合，提高信息生成与整理的工作效率，保障信息资源的时效性。

六、结束语

总而言之，在档案管理中进行信息化建设是不可逆转的时代趋势，所以档案管理部门应加强对档案信息化建设的重视，以基础设施与人才为支撑，促进档案管理工作的现代化，提升管理水平，让档案资源的价值能得到充分发挥。

参考文献：

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