提升建设工程档案验收成效的对策

桂云艳

摘要：建设工程不仅需要保障工程进度和质量，还需要在工程竣工后按时移交完整的记录施工流程的档案文件资料，以供城建档案管理机构接收、收集、保管、提供参考等，为了提升档案验收成效，建设工程和城建档案管理机构共同努力，通过优化档案管理制度、优化资源共享模式、提升档案管理人员综合素质水平、提升城建档案管理机构的专业化服务水平等对策，不断致力于档案管理模式的现代化创新研发。

关键词：建设工程;档案验收成效;档案管理

各参建施工单位将项目内的档案信息整合成文件资料，交给建设工程档案管理部门，建设工程通过宏观调控和资源整合制成全面的档案文件资料，移交城建档案管理机构，以完成档案文件资料的验收。以往档案验收成效较低，受档案资料整合强度和多事项联合验收效率的影响较大。建设工程和城建机构共同努力，采取了一系列措施以提高档案验收成效，本文简要介绍如下：

1.建设工程档案验收现状

1.1档案资料整合强度大

建设工程档案资料整合内容主要包括两方面：工程初期准备资料、工程施工全部流程资料。前者主要以准备阶段文件资料为主。后者包括监督和管理文件资料、全程施工文件资料、竣工设计图文件资料、部分竣工验收文件资料等。可见建设工程档案资料涉及项目之多，涉及人员之广、涉及时间跨度之久，因此档案资料文件整合起来强度较大。档案资料不仅在整合归档的过程中存在现实困难，而且移交城建档案管理机构审核时，也容易出现文件资料不达标退回整改的现象，降低了档案验收的效率。

1.2多事项联合验收效率低

建设工程档案验收不仅是审核和收集档案资料，还需要审核建设工程竣工的空间规划布局、固定消防配套设施、人民防空工程等事项，在多事项联合验收的过程中，由于需要建设工程各项目相关管理人员提供健全的归档文件资料，并且归档资料的标准要按照相关事项的规定统一专业性的内容，内容统计起来需要大量的时间和精力，涉及面也较广，因此对事项联合验收起来难免出现效率较低的现象，特别是部分建设工程赶工加点，没有从工程初期将档案资料记录齐全，后期查遗补漏的过程中也会耽误时间、跑弯路，还有部分管理人员面对限期归档的指令拖延消极怠工，这些都很大程度上耽误了多事项联合验收的效率。

2.提升建设工程档案验收成效的对策

2.1优化档案管理制度

建设工程工期长、涉及参建施工单位较多，因此建设单位应以统一领导的指导方针，向各参建施工单位下达档案文件资料的管理指令，以提高建设工程多事项联合验收效率。首先建设单位应坚守工程进度和档案文件资料同步的管理方针，要求参建施工单位将施工初期和施工中的档案文件资料随着工程进度同步整理，以节约各项目竣工后重新整理各阶段档案文件资料的时间。其次建设工程根据各项目不同的施工事项，建立统一的档案文件资料标准，并下达给各参建施工单位，以降低档案文件资料移交时，城建档案管理机构退档的概率，将档案文件资料整改的范围统一缩小。最后健全档案管理制度的不足，通过引进信息化管理系统，实现档案精细化管理，以便在建设工程竣工时妥善保管各参建施工单位上交的档案文件资料，并将整套归档文件资料统一移交给城建档案管理机构以供其验收。

2.2优化资源共享模式

由于各参建施工单位的档案文件资料属性不同，因此档案验收的标准也各不相同，各参建施工单位需要详細了解其标准，以降低档案资料整合强度。例如：档案验收的各环节信息采集流程、验收进馆范围、归档文件资料整合标准等内容。首先在建设工程初期宣传档案验收标准，例如：开展档案验收标准会议，以文件的形式将会议纪要发送下去，督促其按照档案验收标准在施工初期开始收集和整理档案信息，以方便竣工后制定标准的档案文件资料。其次成立信息反馈小组，跟进各参建施工单位档案信息整合的过程，了解实际其档案信息整合进度，并提供专业的指导意见，督促其按期完成各环节档案信息整合内容。最后建设工程还可以开诚布公的设立办公电话、服务热线等，以供各参建施工单位答疑解惑和咨询。

2.3提升档案管理人员综合素质水平

建设工程和各参建施工单位均应聘用专业的档案管理人员，以使其以熟练的专业档案管理技术和丰富的工作经验，完成档案文件资料移交工作。首先聘用专业的档案管理人员，其更能够熟练的使用专业软件和知识整合档案信息资源。其次定期组织专业技能培训和工作经验交流，以实时更新专业管理技能的同时，总结以往工作经验教训，避免人为操作失误引发的档案丢失、破损等问题，增加档案信息资源的真是可靠性，提高其收集、保存、整合的管理质量和效率，促进档案验收成效的高质高效。最后建立专属的建设工程档案管理业务知识库，并不断更新和完善业务知识库内容，以提供内部工作经验交流和外部相关档案管理单位借鉴参考。

2.4提升城建档案管理机构的专业化服务水平

由于建设工程具有涉及专业性知识较高、技术种类繁多、项目属性类别较广等特点，城建档案管理机构往往需要更新和增加归档标准，以适应建设工程的不断创新发展。首先采取合作共赢的模式，加强和专业档案管理中介机构的合作，结构中介机构的力量宏观调控建设工程档案管理效率和质量。例如：建立专业化的档案管理中介机构，为有所需的建设工程或者各参建施工单位提供专业化的技术支持。其次采取有效的多元化模式提升档案管理中介机构的服务水平，城建档案管理机构应以主导的地位对各项目属性的档案管理中介机构进行宏观调控，以促进其创新发展，例如：健全管理制度，以规范准入标准、行业要求等管理内容。最后构建针对性较强的档案管理中介机构服务平台，以增加其档案验收成效的合法性和合理性。

3.结语

以往建设工程过于注重工程进度和质量，对档案管理较为松懈，甚至部分建筑工程没有聘用专业的档案管理人员和引进专业管理系统，降低了档案验收的成效和质量，不但在工程竣工后影响归档效率，也会造成档案文件资料不标准退档整改的现象。建设工程还应加强宏观调控力度，使各参建施工单位将施工进度和档案信息整理同步，以提高档案管理的效率，城建档案管理机构也应通过和中介机构合作的模式，提升自身专业化服务水平，最终促进档案验收成效的提升。

参考文献

[1]周虹君.提升建设工程档案验收成效的对策分析[J].浙江档案，2019，458（06）：67.

[2]陆丽忠.基建工程项目档案验收中存在的问题及对策分析[J].中国管理信息化，2019（12）.

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