HSE管理体系审核的方法

苏世亮 刘海英 牛淑明 杨鹏 纪晓棠

【摘  要】HSE管理体系是国际石油工业普遍采用的健康安全环境管理模式，20世纪90年代初被中国石油集团公司所采用，从体系的被认可，到建立以及运行维护可以说既看到了健康安全环境管理不断提升的成果。同时，也暴露出很多弊端。例如“内部审核”经常会被认为效果不理想、达不到期望值，内无从下手、没有实际意义等。本文作者力图在审核方法做简单的阐述，期待能够使“内部审核”发挥其应有的作用。

【关键词】查阅法;访谈法;现场观察法

引言

内部审核虽然有人员访谈、现场观察与资料查阅等多种审核方法，但目前的审核是把更多的精力和注意力放在文件资料的审核上，这就会给受审核方一个误导：实际工作与文件资料无关，造成受审核方不懂得运用体系，内部审核成了应付检查的一项工作。为了解决这些常见的问题，本文在以下几方面进行了简要的阐述。

1.查阅法。

审核员在查阅文件和记录时统称为查阅法，审核员必须要审核职能部门的相关文件，确定其HSE活动是否符合相应文件的规定，验证其符合性和有效性。

1.1查阅的重要性。

（1）查阅文件和记录是审核员收集客观证据、验证HSE活动是否符合要求的重要方法;

（2）进一步调查HSE管理体系具体活动的规定，以便对其过程的有效性进行判断;

（3）通过查阅文件和记录，可详细了解HSE管理体系实施过程，是获得HSE管理体系运行效果的重要手段。

1.2查阅的范围和内容。

（1）一是围绕审核目的、审核范围和审核准则来确定需要查阅的文件和记录;二是调查受审核方在其职能范围内应该和能够提供的文件和记录;

（2）查阅的主要内容包括文件的符合性、有效性、可操作性和管理;记录的客观性、完整性、可追溯性和管理。

1.3查阅的方法。

HSE管理体系是基于PDCA模式来运行的，文件、记录的查阅也可采用PDCA的模式来实现，以查阅危害因素辨识、评价和控制措施的确定记录为例：

策划（PLAN），即查阅企业如何通过文件或者通知的形式从成立危害因素辨识的组织机构开始，到搜集相关法律法规、案例等入手开始策划;

实施（DO）即查阅辨识、评价小组如何开展工作的，如会议纪要、研讨会等过程记录;

检查（CHECK）即查阅危害因素辨识形成清单后如何发布、实施、培训、交底等过程记录;

改进（ACTION）即查阅是否开展并形成动态的识别活动，是否对辨识清单提出相关改进意见和建议等。

1.4查阅的注意事项。

（1）甄别记录的真伪。如明显涂改、明显的时间不清晰等不能作为真实客观的记录;

（2）边查阅边记录，以免反复的查;

（3）对于不清晰的问题要得到审核方和受审核方共同确认，避免引起歧义;

（4）沿着问题线索进行连续性查阅和深度查阅，避免只收集到表面证据。

2.访谈法

访谈是收集信息的重要手段，审核员在整个访谈过程中应该主动营造轻松和愉快的氛围，良好的访谈法有利于建立融洽的关系，消除心理障碍，为获得更多更客观的证据确定良好的前提。

2.1访谈的目的。与企业不同层次的人员都适合做访谈，与企业最高管理者、管理者代表及各级部门领导访谈，可以确认他们对各自职责的熟悉和掌握的程度，对HSE体系实施和运行的构想与计划以及改进的思路等等;与现场员工访谈，可以判断他们对程序文件、操作规程、规章制度的了解程度和执行情况，以此判断体系的实施情况和存在的主要问题以及寻求改进的机会。访谈时，应谨记：

（1）有关的控制是否符合相关标准的要求;

（2）有無符合标准的客观证据;

（3）当出现异常情况时，有关活动能否保持处于受控状态。

2.2访谈的要点。

（1）解释访谈的目的;

（2）用开放的方式提问;

（3）对问题展开探索式反应;

（4）证据必须客观;

（5）用标准和准则衡量访谈结果;

（6）用封闭式提问确认事实;

（7）记录访谈的问题（审核发现）。

2.3访谈时掌握的技巧

（1）明确访谈主题，必须选有代表性的访谈对象;

（2）少说多听，捕捉不同谈话内容的典型信息和要点信息;

（3）尊重为出发点，让对方明白对方为HSE工作作出的努力;

（4）取得信任，营造良好范围;

（5）避免欺骗性提问、诱导性提问和复合型提问。

2.4访谈注意事项。

（1）应当在被访谈人正常产的工作地点和工作时间时开展;

（2）访谈的记录与真实情况相符;

（3）对于访谈获得的信息，特别是涉及到法律法规、数据的一些信息，还应该通过其他渠道获取进一步客观证据;

（4）应当感谢被访谈人的合作和参与。

3.现场观察法

从访谈中了解情况，从观察中得到证实，现场观察法可用于判断组织在实际工作中是否遵守了程序文件和操作规程的要求，即企业管理体系过程是否被充分开展并按文件要求贯彻和落实。

3.1现场观察的对象。观察的对象主要是人的不安全行为和物的不安全状态，最主要还是观察人的不安全行为，主要分为七个方面：人员的反应、人员的位置、使用的工器具、个人防护用品用具、应遵守的程序、人提功效学、整洁等。

3.2现场观察的方法。

（1）随意观察法。审核员采取随意走走、不经意的观察寻找观察对象、内容和结果，以获取更客观真实的证据;

（2）追根溯源法。即发现问题后，对相关联的部门开展寻求更多原因的观察，以获得更多的客观证据;

（3）回访观察法。为了验证审核发现的真实性或查找新的证据，可以出其不意的回访已经审核过的部门持续开展审核;

（4）全方位观察法。除重点区域和关键场所的观察，还应把容易忽视但却具有代表性的区域作为审核观察区域，如仓库（是否有危化品）、食堂（食品留样或者燃气报警器）、临时作业场所（临时作业场所是否经过危害因素辨识、作业许可等）。

3.3现场观察的技巧。

为了成为一名熟练的观察者，需要在看、听、闻、摸、感觉等几方面进行观察：

看---主要是通过眼睛直观的观察人的不安全行为、物的不安全状态等，包括上面、下面、后面、里面等等;

听---听机器异常的响动，听物体异常的响动等等;

闻---闻现场的味道，如有无气体泄漏的味道，机器有无过热后产生的刺鼻味道等等;

摸---在安全和被许可的情况下摸物体有无刺人的棱角、机器是否过热等等;

感觉---作业空间的大小、异常的震动（谨记需要待进一步测量进行确认）。

3.4现场观察的注意事项。

（1）首先要求清楚體系文件及法律法规的相关要求，然后才能进行很有效的进行现场观察;

（2）确认现场审核的范围、路线;

（3）巡查主要生产、动力、安全和环保等设备设施和关键作业现场，了解其相关的过程、工艺信息;

（4）观察和了解危害因素及其影响的现场信息;

（5）将现场观察的情况与查阅、访谈的信息建立联系。

结束语：

内部审核是HSE管理体系重要组成部分，通过良好的审核方法，优秀的审核技巧，一定能够实现审核目的，使管理体系不断得到提升，有效的为企业安全助，形成良好安全文化。

参考文献：

[1]Q/SY1002.1-2013健康、安全与环境管理体系第1部分：规范

[2]Q/SY1002.1-2013健康、安全与环境管理体系第3部分：审核指南

[3]HSE管理体系审核教程

（作者单位：1.中国石油管道局工程有限公司

第四分公司质量安全环保部;

2.中国石油管道局工程有限公司第四分公司工程与信息部;

3.中国石油管道局工程有限公司投产运行公司行政服务中心;

4.中国石油管道局工程有限公司第四分公司定向钻分公司）